Hybrides Arbeiten: Ein Modell für die Zukunft

Hybrides Arbeiten hat sich in vielen Bürojobs seit 2020 vom Sonderfall zur neuen Normalität entwickelt. Seit der Corona-Pandemie ist klar, dass die Arbeit im Home Office oder „Remote Work“ als wertvolles Zukunftsmodell in der Arbeitswelt bleibt – und im passenden Rahmen bestens funktioniert. Laut einer globalen aktuellen Studie wünschen sich 93% der „Wissensarbeiter“, also im weitesten Sinne Büromitarbeiter, flexible Zeitpläne.

Doch wie können Hybridmodelle als Mischung aus Präsenzarbeit und Remote Work dauerhaft gelingen – und was bringen Unternehmen und Mitarbeiter für eine erfolgreiche Realisierung der neuen Flexibilität in der Arbeitswelt mit?

Was bedeutet hybrides Arbeiten?

Hybrides Arbeiten ist ein flexibles Arbeitsmodell, in dem sich Präsenzarbeit und zeit- und ortsunabhängiges Erledigen der Arbeit ergänzen. Die Aufteilung in Präsenztage und Remote-Work-Tage erfolgt in jedem Unternehmen oder in einzelnen Abteilungen ganz unterschiedlich – abhängig von der Rolle eines Mitarbeiters im Unternehmen, den spezifischen Aufgaben und Zielen.

Einen Teil ihrer Arbeitszeit verbringen die Arbeitnehmer im Home Office oder an einem beliebigen externen Ort, der produktives Arbeiten möglich macht. Als Alternativen zum Büro kommen für das mobile Arbeiten neben dem heimischen Arbeitszimmer beispielsweise das Home Office im Ausland, das Café um die Ecke oder Co-Working-Spaces in Frage.

Welche Arbeitsorte möglich und erwünscht sind, wird in der HR-Strategie anhand verschiedener Modelle vorgegeben:

• teilweise Flexibilität: Die Mitarbeiter können an fix vorgegebenen oder selbst gewählten Tagen remote arbeiten, an den übrigen Tagen gilt Anwesenheitspflicht im Office.
• volle Flexibilität: Alle Mitarbeiter wählen ihren Arbeitsort selbst und entscheiden täglich neu.
• Remote First: Das mobile Arbeiten gilt als Standard, die Präsenz im Büro wird extra vereinbart.
• Office First: Bei diesem Modell ist das Büro der übliche Arbeitsplatz, Home Office und mobiles Arbeiten kommen nur ausnahmsweise zum Einsatz.

Die Vorteile von Hybridarbeit für Unternehmen und Mitarbeiter

Vier zentrale Benefits auf Unternehmensebene

Unternehmen profitieren ebenso wie Arbeitnehmer von Hybrid-Arbeitsmodellen:

• Kostenersparnis: Ein weniger frequentierter Unternehmensstandort bedeutet je nach den Rahmenbedingungen niedrigere Kosten für Büroausstattung, Miete oder Strom. Schätzungswerten zufolge liegt das Einsparungspotenzial bei bis zu 20 Prozent. Einige Unternehmen nutzen die Veränderungen in der Arbeitswelt für Büroumsiedelungen in weniger teure Lagen oder restrukturieren ihre Standorte.
• Erhöhte Produktivität: Der Shift zu einem höheren Grad an Selbstbestimmtheit verbessert die Produktivität. Bei Remote Work fallen aufwändige Abstimmungen, Meetings und informelle Gespräche weg, die im Büroalltag häufig als Zeitfresser ausarten. Ohne störende Geräusche lässt sich fokussierter arbeiten. Lesen Sie für mehr Input zum Thema Produktivitätserhöhung auch unseren Blogartikel „Produktivität steigern: 13 innovative Ideen“.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Im aktuellen „War for talents“ gewinnen Unternehmen, die freie Zeiteinteilung und eine weitgehend freie Wahl des Arbeitsortes anbieten, an Attraktivität für potenzielle Mitarbeiter. Gerade in den durch den Fachkräftemangel umkämpften Segmenten IT, Technologie und im Finanzbereich verringern außerhalb von Großstädten angesiedelte Unternehmen durch diesen Zusatzbenefit die Barriere für ihren Zugang zu Fachkräften. So können junge, bestens ausgebildete Mitarbeiter im Ballungszentrum leben und dank hybrider Arbeitsbedingungen für Unternehmen an entlegeneren Standorten arbeiten.
• Vereinfachtes Recruiting: Für Unternehmen bietet sich ein größerer Pool an Fachkräften und Experten als potenzielle Mitarbeiter, wenn diese ihren Wohnort nicht zugunsten des neuen Arbeitgebers ändern müssen.

Hybrides Arbeiten: 5 Vorteile aus Arbeitnehmersicht

Für den einzelnen Arbeitnehmer bringt die Hybridarbeit entscheidende Vorteile mit sich:

• Zeit- und Kostenersparnis: Die Fahrtzeiten zum Bürostandort, Wartezeiten im öffentlichen Verkehr und der Zeitaufwand für Parkplatzsuche fallen weg, wodurch die Freizeit vermehrt wird. Außerdem können Verpflegungskosten teilweise eingespart und mitunter günstigere Wohnorte außerhalb der Ballungszentren gewählt werden.
• Reduzierter Stresslevel: Vor allem die selbst wählbare Arbeitszeit, aber auch die Ortsunabhängigkeit senken deutlichen das Stressniveau der Mitarbeiter. Den Arbeitsrhythmus und den persönlichen Rahmen selbst mitzubestimmen, lässt uns durchatmen.
• Verbesserte Work-Life-Balance: Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit lässt sich optimal und individuell an persönliche Bedürfnisse, Termine und die eigene Lebenssituation anpassen. So erhöht sich zum Beispiel die Vereinbarkeit zwischen Beruf und Familie für berufstätige Eltern.
• Persönliche Zufriedenheit: Mitarbeiter können ihre Arbeitsumgebung im Rahmen der Vereinbarung und Möglichkeiten frei wählen und entsprechend ihren persönlichen Präferenzen gestalten und anpassen. Dieser Freiraum für Selbstbestimmtheit – vom Arbeitsraum oder den genauen Arbeitszeiten bis zu bequemer Kleidung – steigert die Zufriedenheit mit der Arbeitssituation und erhöht so wiederum die Produktivität.
• Das Beste aus beiden Welten: Beim hybriden Arbeiten vereinen sich die Vorzüge von Büroarbeit und Remote Work. Für Aufgaben, die Ruhe erfordern, ziehen sich Mitarbeiter ins Home Office zurück. Für Brainstormings, kreativen und sozialen Austausch treffen die Mitarbeiter einander im Büro.

Positive Auswirkungen für Gesellschaft und Zukunft

Auf gesellschaftlicher Ebene verändert Hybridarbeit ebenfalls entscheidende Parameter:

• Sinkende CO2-Emissionen: Weniger häufiges Pendeln zum Arbeitsplatz sowie eine verminderte Zahl an Geschäftsreisen bringen eine Reduktion an CO2-Emissionen mit sich. Dadurch trägt hybrides Arbeiten zum Klimaschutz bei.
• Flexible Wahl des Wohnortes: Für viele Fachkräfte ermöglicht hybrides Arbeiten eine höhere Flexibilität bezüglich der Wahl ihres Wohnortes. Dies fördert die Besiedelung der ländlichen Räume.

Mögliche Nachteile des hybriden Arbeitens

• mehr Koordinationsaufwand für Teamleiter und Führungskräfte, wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten und zu verschiedenen Zeiten arbeiten
• erschwerte Kommunikation in Online-Meetings bezüglich des Tons, der Lautstärke oder bei technischen Problemen.
• weniger WIR-Gefühl durch fehlenden sozialen, persönlichen und privaten Austausch
• bessere Ausstattung für Videokonferenzen im Büro sowie zusätzliche Geräte (zum Beispiel Notebooks) für mehr Mitarbeiter im Home Office erforderlich

Die Herausforderungen hybriden Arbeitens

• Unternehmensseitig ergeben sich im Zuge des Wandels zur Hybridarbeit einige Herausforderungen, die es aktiv zu bewältigen gilt:
  • Unternehmenskultur: Teamgeist fördern und gemeinsame Motive verankern, um die Verbundenheit mit der Unternehmensvision und den übergeordneten Zielen in Gegenwart und Zukunft sicherzustellen
  • Organisation, Strukturen und Prozesse für Digitalisierung optimieren: Teams koordinieren, Technik und Tools bereitstellen
  • Kommunikation und Informationsfluss sichern, um die Innovationskraft durch Austausch und gebündelte Kreativität aufrecht zu erhalten

Erfolgreiche Umsetzung: So gelingt hybrides Arbeiten in 5 Schritten

Ein erfolgreicher Wandel zum hybriden Unternehmen erfordert eine bewusste Steuerung der Transformation über mehrere Jahre. Neben den Grundvoraussetzungen sind für das langfristige Gelingen wiederholte Anpassungen und konstantes Lernen nötig.

1. Ausprägung der Hybridarbeit im Unternehmen festlegen

Welcher Beweggrund steht für das Unternehmen hinter dem Angebot von Remote Work – welche Ziele und Vorteile sollen umgesetzt werden: zum Beispiel Kostenersparnis, erhöhte Attraktivität im Sinne von Employer Branding, Mitarbeitermotivation?

2. Rahmenbedingungen und Kriterien definieren

Welche Mitarbeiter können remote arbeiten, wann und wie oft oder wie lange? Auf individueller Ebene hängen diese Entscheidungen mit den Rollen der Mitarbeiter im Unternehmenskontext, ihrer Seniorität und ihrem Selbstständigkeitsgrad zusammen. Gibt es seitens des Unternehmens Anreize für Remote Work? Wie oft ist ein sozialer und inhaltlicher Austausch am Unternehmensstandort notwendig, sinnvoll und anhand der Ergebnisorientierung förderlich?

3. Arbeitsmaterial, Tools und Ausstattung zur Verfügung stellen

Welche mobilen Geräte – wie Notebooks, Smartphones oder Tablets – brauchen die Mitarbeiter, um außerhalb des Büros arbeiten zu können? Welche Kommunikationswege und digitalen Tools müssen eingerichtet werden?

4. Technische Infrastruktur herstellen

Welche zentrale Speicher- und Zugriffsinfrastruktur benötigt das Unternehmen und wie werden die Speicherorte für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht?

5. Autonomie & regelmäßiges Feedback

Vertrauen in die Fähigkeiten und Motivation der Mitarbeiter ist eine Grundvoraussetzung für funktionierende Hybridarbeit. Wenn ein Hybridmodell neu eingeführt wird, empfiehlt es sich vor allem in den ersten Monaten, regelmäßiges Feedback einzuholen, wie es den Mitarbeitern mit der neuen Arbeitssituation geht.

Fazit

Hybrides Arbeiten ist das Arbeitsmodell der Zukunft: Es erlaubt allen Beteiligten, ihre beste Arbeitsweise zu finden. Die vermehrten Mitgestaltungsmöglichkeiten der Mitarbeiter fördern Produktivität, Motivation und Zufriedenheit, senken den Stresslevel und ermöglichen eine verbesserte Work-Life-Balance. Für Unternehmen gilt es, ideale Voraussetzungen zu schaffen, um von den Chancen durch Hybridarbeit maximal zu profitieren, sowohl das Recruiting als auch die tägliche Arbeit zu vereinfachen und den Unternehmenserfolg durch zeitgemäße Prozesse zu erhöhen.