Erfolgreiche HR-Kommunikation ist in Zeiten des demografischen Wandels im Arbeitsmarkt längst von der Kür zur Pflicht avanciert. Strategisches Kommunikationsmanagement durch die HR schafft hierfür die Basis und bildet eine zentrale Aufgabe für die Personalexperten im Unternehmen. Denn wie ein Unternehmen mit Mitarbeitenden und Interessenten kommuniziert, wirkt sich direkt auf die Mitarbeiterbindung und auf die Rekrutierungschancen im Arbeitsmarkt aus.
Effektive Kommunikation unterstützt die Verantwortlichen als entscheidende Schlüsselkompetenz im intensiven Wettbewerb um qualifizierte Arbeitskräfte, stärkt die Unternehmenskultur und fördert Wohlfühlen und Engagement der Mitarbeitenden.
Was gehört zur HR-Kommunikation?
Unter dem Oberbegriff HR-Kommunikation verbirgt sich die gesamte Kommunikation des Human Resources Management in ihrer internen und externen Dimension.
Die interne HR-Kommunikation wird auch als Personalkommunikation oder Mitarbeiterkommunikation bezeichnet und meint als eine der wichtigsten HR-Aufgaben die gezielte Kommunikation personalrelevanter Themen innerhalb des Unternehmens.
Zu den wichtigsten Zielen der Mitarbeiterkommunikation gehören:
- Sicherstellen des Informationsflusses in der Mitarbeiterinformation
- Schaffen größtmöglicher Mitarbeiterzufriedenheit und Harmonie am Arbeitsplatz
- Verbessern der Employee Experience (Mitarbeitererlebnis)
- Stärken von Identifikation und Mitarbeiterbindung
- Fördern der Mitarbeitermotivation
- Verbessern der Produktivität durch klare Kommunikation
Besser informierte Mitarbeiter fühlen sich geschätzt und bleiben häufig länger im Unternehmen. Eine funktionierende interne Kommunikation schafft Handlungskompetenz sowie Commitment, schafft eine positive Unternehmenskultur und macht die Mitarbeiter zu Botschaftern für das Unternehmen.
Die externe HR-Kommunikation oder Arbeitgeberkommunikation ist als „gezielte Kommunikation personalrelevanter Themen nach außen“ definiert. Dazu zählen Employer Branding, Personalmarketing und HR-PR. Als wichtige Teilaufgabe gehört hierzu die Kommunikation mit Interessenten und Bewerbern.
Als Ziele der Arbeitgeberkommunikation gelten:
- Aufbau, Stärken und Kommunikation der Arbeitgebermarke
- Talentakquise als attraktiver Arbeitgeber
- Kommunikation von Employer Branding Maßnahmen
- Steigern von Bekanntheitsgrad und Präsenz des Unternehmens
In der externen HR-Kommunikation agiert die Personalabteilung in engem Austausch mit den internen Experten für Unternehmenskommunikation.
5 Schritte zur wirksamen HR-Kommunikation
- Aktuelle HR-Kommunikation analysieren
Ein Bewusstmachen der Stärken und Schwächen in der aktuellen Kommunikation bildet die Grundlage für Optimierungen. - HR-Kommunikationsstrategie entwickeln
Die Strategie beinhaltet Ziele, Zielgruppen und geeignete Kommunikationskanäle. - Überzeugenden Content erstellen
Guter Content involviert und informiert die Mitarbeiter und weitere Zielgruppen der Kommunikationsmaßnahmen. - Erfolg messen
Werden die festgelegten Ziele erreicht? Mit Hilfe vorab definierter KPIs (Key Performance Indicators) lässt sich der Erfolg ermitteln. - Adaptieren und weiterentwickeln
Als dynamischer Prozess erfordert effektive HR-Kommunikation laufende Kontrolle und Verbesserungen.
Erfolgsfaktoren für die interne HR-Kommunikation
Um mit der HR-Kommunikation die angepeilten Ziele zu erreichen, gilt es einige entscheidende Schlüsselfaktoren zu berücksichtigen.
- Massenkommunikation vermeiden: Durch die direkte Ansprache der jeweiligen Zielgruppe für den einzelnen Kommunikationsinhalt lassen sich bessere Ergebnisse erzielen. Für alle Inhalte, die nicht alle Mitarbeitenden betreffen, empfiehlt sich eine Analyse des Mediennutzungsverhaltens. An den Ergebnissen lässt sich die Kommunikation gezielt ausrichten, um beim richtigen Empfänger auch anzukommen und gehört zu werden.
- Direkter & digitaler Dialog: In Zeiten hybrider Arbeitsformen in vielen Branchen ergänzen einander der digitale Dialog und die direkte, persönliche Kommunikation am Arbeitsplatz. Für viele Mitarbeitenden steigert gerade die Mischung aus sozialem Kontakt und Unabhängigkeit durch freie Wahl des Arbeitsortes im Rahmen festgelegter Rahmenbedingungen die Eigenmotivation und Freude.
- Aufmerksamkeit mit Konzept: Interne HR-Kommunikation sollte nicht impulsgesteuert erfolgen, sondern einem präzisen Konzept folgen, um die gewünschte Aufmerksamkeit bei den Mitarbeitenden zu erzielen. Denn wir alle verwenden durchschnittlich bis zu 10 Kommunikationskanäle täglich: Je besser die Botschaft die spezifischen Kommunikationsbedürfnisse der Zielgruppe bedient, umso größer der Erfolg. Ein positives Beispiel ist der Trend zum Darstellen persönlicher und dennoch arbeitsbezogener Inhalte von Beschäftigten und Teams. Stories wecken unser natürliches Interesse und betonen die menschlichen und sozialen Aspekte im Arbeitsumfeld.
- Information statt Selbstdarstellung: Der interne Dialog sollte sich am Nutzen der Inhalte orientieren und nicht vom Marketing-Gedanken getrieben sein, um einen wertvollen Beitrag in Richtung der verfolgten Ziele sicherzustellen.
- Wertschätzend und bewusst kommunizieren: Dazu gehören das Festlegen von Tonalität und detaillierten Inhalten ebenso wie ein organisierter und gesteuerter Dialog als echter Austausch sowie Empathie und Zuhören auf Augenhöhe.
- Ehrliche Feedbackkultur: Die sogenannten Bottom-up-Kommunikation funktioniert am besten über ernsthaftes Interesse. Führungskräfte und Management sollten aus den Rückmeldungen der Mitarbeitenden entsprechende Maßnahmen ableiten und Verbesserungen realisieren, um eine effektive Feedbackkultur einzuführen oder aufrecht zu erhalten.
- „Snack Content“: Schnell konsumierbare Inhalte, die ansprechend verpackt sind, finden mehr Anklang und kommen besonders gut an.
Fazit
Eine erfolgreiche HR-Kommunikationsstrategie hängt von Faktoren wie Unternehmensgröße und Art der Zusammenarbeit ab. Ein zentraler Bestandteil ist jedoch immer das aktive Teilen von Ideen und Inhalten auf persönlichem oder virtuellem Weg. Mitarbeiterkommunikation und Arbeitgeberkommunikation legen den Grundstein für ein innovatives Arbeitsumfeld und fördern somit den Unternehmenserfolg.
