Change Management Prozesse: Die Rolle der HR

Change Management Prozesse bilden eine permanente Herausforderung in der Unternehmenspraxis: Durch neue Marktbedingungen wie die galoppierende Digitalisierung, den demografischen Wandel oder die zunehmende Komplexität von Geschäftsprozessen stehen Unternehmen konstant unter Veränderungsdruck. Gefordert sind stetig neue Strukturen, Prozesse, Systeme oder Strategien, die im Rahmen eines professionellen Change Management zu realisieren sind.

Die Unterstützung durch Human-Resources-Spezialisten als strategische Partner der Geschäftsführung ist dabei ein wesentliches Erfolgskriterium, denn jede inhaltliche Veränderung erfordert neues Know-how oder Verhalten sowie zusätzliche Kompetenzen von Teammitgliedern und Führungskräften. Die Motivation und Entwicklung der Mitarbeitenden zählen zu den zentralen Erfolgsfaktoren. Ohne Integration der Personalexperten scheitern zahlreiche Change-Projekte. Aus fachlichen Studien geht seit Jahren eine durchschnittliche Misserfolgsquote von rund 70 Prozent aller Veränderungsprozesse hervor.

Die Ergebnisse hängen also wesentlich vom Mitwirken der HR ab, die positive Veränderungen im Idealfall durch erprobte Change Management Methoden fördert.

Was sind Change Management Prozesse?

Verwendet wurde der Begriff Change Management bereits in den 1930er-Jahren von Wissenschaftern in den USA. Aufgrund des hohen Veränderungstempos in unserer Welt und Wirtschaft waren Change Management Prozesse jedoch noch nie so aktuell wie heute.

Definitionsgemäss handelt es sich beim Veränderungsmanagement um das planvolle Umsetzen von Massnahmen zur Veränderung von Organisation, Prozessen, Strategien, Systemen oder Verhaltensweisen in einem Unternehmen. Change-Prozesse erfolgen sowohl tiefgreifend als auch im Hinblick auf ein konkretes Ziel.

Diese Ziele stehen beispielsweise im Fokus vieler Change Management Prozesse:

• Höhere Kundenorientierung durch verbessertes Angebot
• Stärkere globale Präsenz durch Expansion
• Agilität: schnellere Reaktion auf Veränderungen im Markt
• Innovation durch neue Dienstleistungen oder Produkte
• Nachhaltigkeit durch geringeren Ressourceneinsatz

Als Erfolgsfaktoren für Veränderungen gelten vor allem das Festlegen von Zielen, das Beteiligen der Mitarbeiter sowie eine methodische Vorgehensweise.

Die Aufgaben und Methoden der HR im Veränderungsprozess

Das Personalmanagement trägt unter anderem durch Moderation, Weiterbildung und Wissensmanagement zum Gelingen von Change Management Prozessen bei.

Mit diesen Methoden gehen HR-Führungskräfte im Change Management effizient vor:

1. Kulturanalyse: Im ersten Schritt wird definiert, wodurch sich die Organisationskultur auszeichnet. Welche Veränderungsblockaden sind zu erwarten, und wie kann das Change Management im Unternehmen gelingen?
2. Konfliktmanagement: Bei aufkeimenden Konflikten agieren HR-Verantwortliche als Vermittler und tragen zur konstruktiven Lösung bei.
3. Team Building: Der Zusammenhalt der Teams steht im Fokus der Beobachtung. Im Anlassfall wird der Teamgeist etwa durch gemeinsame Teamaktivitäten ausserhalb der Arbeitsumgebung gestärkt.
4. Führungskräfte-Coaching: Durch neue Strukturen entstehen häufig veränderte Rollen und Verantwortungen für Mitarbeitende, die beim Übergang Unterstützung benötigen. HR-Führungskräfte fungieren hierbei als Berater und Coaches.
5. Change Reporting: Die Personalabteilung kümmert sich auch um die Dokumentation von Veränderungsprozessen. Das Change Reporting ermöglicht die rechtzeitige Korrektur von Massnahmen sowie Optimierungen. Zum Instrumentarium eines wirkungsvollen Change Reportings gehören Protokolle von Meetings und Einzelgesprächen, Stimmungsbarometer, Erfolgskennzahlen und Feedbackauswertungen.

Im Rahmen der Methoden gestaltet die HR-Abteilung die anstehenden Veränderungen beispielsweise durch folgende Massnahmen, sodass Neuerungen als Basis für künftige Erfolge dienen:

• Einbeziehen der Mitarbeitenden: Das zeitgerechte Aufklären der Mitarbeitenden über einen Strategiewandel sowie einzelne Schritte in Change-Projekten fördern Motivation und Engagement.
• Wirksame Kommunikation nach aussen: Offene Kommunikation nach aussen schafft auch intern wichtiges Vertrauen für die Realisierung geplanter Massnahmen.
• Dialog und Feedbackkultur: Der regelmässige Austausch mit den Mitarbeitenden, etwa durch Mitarbeiterbefragungen, Informationsveranstaltungen oder regelmässige Change Meetings, zeigt Ängste oder Vorbehalte auf und weist somit frühzeitig auf möglichen Handlungsbedarf hin.
• Beratung von Führungskräften und Geschäftsführung: Die HR entwickelt Handlungsempfehlungen aus den Rückmeldungen der Mitarbeitenden und ebnet Kommunikationswege für den direkten Austausch.
• Information der Unternehmensführung: Die Personalabteilung liefert wichtige Fakten zu den personellen Ressourcen, zum Auslastungslevel und demografischen Veränderungen im Unternehmen.
• Bewusstsein für Know-how-Lücken: Das HR-Management erkennt Fähigkeitslücken in der Belegschaft und ergänzt fehlende Qualifikationen durch Weiterbildung und strategische Personalplanung.
• Mitarbeitergewinnung: Die HR ist für eine verbesserte Rekrutierung und den Ausbau des Mitarbeiterpools sowie optimale Personaleinsatzplanung zuständig.
• Change Agent: Die HR-Experten agieren diplomatisch als Schnittstelle zwischen Personal, Führungsebene und Stakeholdern, erleichtern die Koordination zwischen den Interessensgruppen und bewirken eine effiziente Vernetzung aller Beteiligten.
• Moderation: Die HR bindet alle Beteiligten in den Wandel ein, leistet kompetente Überzeugungsarbeit, gibt Impulse für Verbesserungen in den Abläufen und schafft Motivation bei Belegschaft und Führungskräften.
• Vorbild durch Effizienz: Mit zeitsparenden und gewinnbringenden HR-Prozessen übernimmt die HR eine Vorreiterrolle bezüglich der Digitalisierung im Unternehmen.

Fazit

Jeder Change Management Prozess setzt eine genaue Planung der Gesamtstrategie sowie der einzelnen Umsetzungsschritte voraus. Fehlen klare Prioritäten, das Berücksichtigen der Unternehmenskultur oder das Bewusstsein für erforderliche Ressourcen, dann steigt das Risiko des Scheiterns geplanter Veränderungen.

Sämtliche Change-Projekte in einem Unternehmen sind für die HR relevant und erfordern das Mitwirken des Personalmanagements, da mit jeder Veränderung auch Neuerungen für Mitarbeitende einhergehen. Ohne das Engagement der Mitarbeitenden können Change Management Prozesse langfristig nicht zum Unternehmenserfolg beitragen.