Spätestens seit der Pandemie wird das Homeoffice-Konzept immer beliebter. Eine Studie hat ergeben, dass 56 Prozent der Arbeitnehmer im Homeoffice produktiver sind als im Büro. Doch was ist mit der anderen Hälfte? Wie sieht es bei weniger disziplinierten Menschen aus, die schnell durch unmittelbare Verlockungen, wie dem Fernseher im Zimmer nebenan, abgelenkt werden? Sich noch im Pyjama an den Computer setzen, zum Frühstück die Lieblingsserie anmachen, zwischenzeitlich Wäsche waschen oder Essen kochen – Prokrastination kann viele Auslöser haben. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Egal ob Sie zuhause oder im Büro arbeiten, ob Sie es Ihrem Chef oder sich selbst schuldig sind – die eigene Produktivität zu steigern will gelernt sein. Als Personalberater haben wir uns von Berufswegen damit beschäftigt, wie man die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann. Daher geben wir Ihnen in diesem Artikel 5 Tipps an die Hand, wie Sie in weniger Zeit mehr schaffen!
Produktivität steigern – oder Effizienz?
Wenn Sie produktiver arbeiten möchten, sollten Sie sich Gedanken machen, ob Sie effizienter oder produktiver sein wollen. Es gibt einen feinen Unterschied. Produktiver zu arbeiten heißt, den Output bei gleichbleibendem Input zu erhöhen. Der Input kann dabei Arbeitszeit oder andere Ressourcen beinhalten – auch materielle Dinge oder Geld können dabei relevant sein. In diesem Artikel werden wir uns jedoch nur auf die Arbeitszeit fokussieren. Eine effizientere Arbeit bedeutet andererseits ein gleichbleibendes Ergebnis, während der Input (also die Arbeitszeit) reduziert wird.
Welches Modell für Sie relevant ist, hängt ganz von Ihren Umständen und Zielen ab. Sollten Sie selbstständig tätig sein und pro Projektabschluss statt pro Stunde bezahlt werden, ist es für Sie wahrscheinlich relevant, effizient zu sein. Das heißt, dasselbe Projekt schneller abzuschließen. Wenn Sie es schneller schaffen ein Ergebnis zu erzielen, bleibt Ihnen mehr Freizeit, die Sie mit Ihren Liebsten genießen können. Sollten Sie allerdings Arbeitnehmer sein und eine vertraglich festgelegte Arbeitszeit haben, ist Produktivität wahrscheinlich Ihr Weg: Sie wollen in der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit mehr schaffen. Behalten Sie diesen Unterschied im Hinterkopf, um bestimmen zu können, welche unserer Tipps am geeignetsten für Sie sind.
Produktivität ohne Burnout steigern
Bevor Sie unsere Tipps umsetzen, wollen wir Sie darauf aufmerksam machen, dass es nicht darum geht, um jeden Preis mehr zu leisten. Es geht darum, das individuelle Leistungsmaximum zu erreichen, ohne Sie dabei zu überfordern. Tatsächlich zeigt die sogenannte Yerkes-Dodson-Kurve sogar, dass die Produktivität ab einem bestimmten Leistungszeitraum sinkt. Das heißt im Klartext: Effizienz und Produktivität zu steigern bringt nur bis zu einem bestimmten Punkt etwas. Überschreitet man diesen, wirkt sich das kontraproduktiv aus.
Es gehört zur persönlichen Entwicklung, herauszufinden, wann das Leistungsoptimum für Sie erreicht ist. Die Yerkes-Dodson-Kurve sieht bei jedem Individuum unterschiedlich aus – bei manchen ist sie flacher, bei anderen spitzer – manche können gut mit Stress umgehen, andere brauchen Ruhe und Zeit für ihre Kreativität. Welcher Typ sind Sie?
Natürlich kann die U-Kurve auch durch Ihr Zutun verändert werden. Sportliche Aktivität oder mentales Training sowie kleine Pausen können dazu beitragen, Ihr Leistungsoptimum zu verschieben. Auch hier gilt: Probieren Sie verschiedene Maßnahmen aus und finden Sie heraus, was zu Ihnen passt!
1. Produktivität steigern mit optimalen Voraussetzungen
Egal ob Sie ins Büro fahren oder im Homeoffice arbeiten – nur mit der richtigen Morgenroutine erhalten Sie den nötigen Motivationsboost zur Produktivitätssteigerung. Dazu gehört beispielsweise eine Dusche nach dem Aufstehen, um sich den Schlaf abzuwaschen und den Tag frisch zu beginnen. Auch das Outfit sollte gewählt sein – schlüpfen Sie nicht wieder in die gemütliche Jogginghose, auch wenn Sie zuhause arbeiten. Sie sollten die Macht der äußeren Erscheinung nicht unterschätzen – denn oft gibt uns das Outfit das nötige Selbstvertrauen und die Motivation für einen erfolgreichen Arbeitstag.
Nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihr Arbeitsplatz sollte eine Arbeitsstimmung erzeugen. An einem chaotischen Schreibtisch möchte niemand arbeiten. Zwischen herumfliegenden Zetteln und dreißig Kaffeebechern kann man gar nicht produktiv sein – es sei denn man liebt das Chaos. Also räumen Sie Ihren Schreibtisch auf und behalten Sie nur das Mindeste!
2. Arbeitsintervalle etablieren
Wissenschaftler haben herausgefunden, dass unser Gehirn im Durchschnitt eine Stunde lang mit hoher Kapazität arbeiten kann, gefolgt von 15-20 Minuten niedriger Leistung. Dieses Spiel wiederholt sich dann immer wieder bis zum Leistungsmaximum, das wir oben angesprochen haben. Wäre es dann nicht sinnvoll, nur während dieser einen Stunde konzentriert zu arbeiten und danach eine fünfzehn-minütige Pause zu machen?
Diverse Konzentrationsapps, wie beispielsweise der Pomodoro Fokustimer, sind darauf ausgelegt, Sie dabei zu unterstützen. Stellen Sie sich einfach einen einstündigen Timer und nehmen Sie sich vor, in dieser Zeit konzentriert zu arbeiten. Wichtig dabei ist, sämtliche Störquellen auszuschalten. Falls möglich, schalten Sie Ihr Smartphone und den Laptop auf den „Nicht stören“-Modus. Das verhindert lästige Push-Nachrichten. Sollte es nicht zu Ihren Hauptaufgaben gehören, sollten Sie außerdem Ihr E-Mail-Postfach schließen. Sie werden sich wundern, wie viel Sie in einer Stunde ohne solche Ablenkungen arbeiten können!
Wenn dann der Timer klingelt und die Zeit zur Pause gekommen ist, gönnen Sie sich den Moment der Ruhe! Die Produktivität steigern Sie nicht nur durchs Arbeiten, sondern auch durch die Momente dazwischen. Nutzen Sie Ihre Pausen sinnvoll, etwa indem Sie sich körperlich bewegen, an die frische Luft gehen oder mit Ihren Kollegen beim Kaffeemachen in der Küche quatschen.
3. Produktivität steigern mit der richtigen Struktur
Wie Sie wahrscheinlich schon festgestellt haben, ist Motivation der wichtigste Schlüssel zur Produktivitätssteigerung am Arbeitsplatz. Paart man Motivation auch noch mit Struktur, ist Effizienz beinahe garantiert. Für die richtige Struktur braucht es nicht viel: eine simple To-Do-Liste genügt. Wenn Sie also morgens alle E-Mails gelesen haben, schreiben Sie sich sämtliche Aufgaben für den Tag auf ein Blatt Papier. Anschließend weisen Sie den Aufgaben ihre Prioritäten zu.
Achtung! Entgegen einiger Ratgeber ist es schlau, mit einer relativ leichten und kurzen Aufgabe zu beginnen. Dadurch kommen Sie in den Arbeitsflow und verschaffen sich selbst ein Erfolgserlebnis, dass Sie zum Weiterarbeiten verleitet. Sie glauben gar nicht, wie motivierend es sein kann, einen Haken hinter eine erledigte Aufgabe zu setzen und visuell zu erleben, wie viel Sie bereits geleistet haben. Nach der ersten einfachen Aufgabe sollten Sie sich allerdings sofort der schwierigsten zuwenden, da Sie zu diesem Zeitpunkt noch mit frischem Kopf bei der Sache sind. Sobald diese Aufgabe dann erledigt ist, macht sich der Rest fast von allein.
4. Gehen Sie die optimalen Wege!
Bill Gates hat einmal gesagt: „Choose a lazy person to do a hard job. Because a lazy person will find an easy way to do it.“ Mit anderen Worten: Warum kompliziert, wenn es auch einfach geht? Beobachten Sie Ihre Arbeitsprozesse und finden Sie heraus, wie man sie optimieren kann. Oft gibt es einen effizienteren Weg, bestimmte Aufgaben zu erledigen. Fragen Sie einen Kollegen oder eine Kollegin, wie er oder sie Ähnliches angeht. Recherchieren Sie online nach geeigneten Tools, die Sie unterstützend verwenden können. Natürlich brauchen das Einarbeiten und Umstellen des Arbeitsprozesses Zeit, doch am Ende wird es garantiert Ihre Produktivität steigern!
5. Pro-Tipp für Arbeitgeber: Leistung am Output messen
Auch Arbeitgeber können einen Beitrag zur Steigerung der Produktivität ihrer Mitarbeiter leisten. Trotz Homeoffice-Regelungen und Remote Working gehört es immer noch oft zur Unternehmenskultur, dass ein Mitarbeiter als besonders fleißig angesehen wird, wenn er morgens als erstes am Schreibtisch sitzt und abends als letztes nach Hause geht. Wenn Sie die Produktivität Ihres Teams wirklich steigern und Ihre Mitarbeiter motivieren wollen, dürfen sich Gehaltserhöhungen, Beförderungen und sonstige Belohnungen nicht an der Arbeitszeit orientieren. Stattdessen sollten Sie die Unternehmensziele am Output messen – und dies auch offen kommunizieren. Qualität statt Quantität!
