«Onboarding ist ein Begriff aus dem Personalmanagement. Er bezeichnet das Einstellen und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Massnahmen, welche die Eingliederung fördern.» So die Definition laut Wikipedia. Es geht also um die erfolgreiche und langfristige Integration einer neuen Mitarbeiterin oder eines neuen Mitarbeiters. Unter ‘Integration’ ist vieles zu verstehen, dazu gehören das Team, die Unternehmung, die Tätigkeiten, die Tools usw. Das klingt nach viel Aufwand und verlangt nach einer guten Vorbereitung. Doch lohnt sich das alles?
Relevanz von Mitarbeiter Onboarding
Das Onboarding gewinnt zusehends an Gewicht und wird von immer mehr Unternehmungen gezielt gefördert. Gerade in der Probezeit entscheidet sich ein neuer Mitarbeiter, ob er sich eine langfristige Zusammenarbeit vorstellen kann. Es geht aber nicht bloss um das Wohlbefinden oder um ein gelungenes ‘Ankommen’, es geht auch um die Produktivität. Sich im Unternehmen wohlfühlen ist bestimmt ein wichtiger Aspekt. Doch dazu gehört auch ‘sich zurechtfinden‘. Tritt man eine neue Position an, kommt sehr viel Neues auf einen zu. Ein neues Kollegium, neue Infrastruktur, neue Tätigkeiten, neue Richtlinien, neues Arbeitsklima, neue Strukturen, neue Technologien usw. Um hier einen Überblick behalten zu können, ist ein Konzept für das Onboarding eine hilfreiche Stütze. Der angesprochene Überblick bezieht sich hier nicht bloss auf die neuen Mitarbeitenden, sondern insbesondere für die Person, welche für das Onboarding verantwortlich ist. Im Folgenden möchten wir aufzeigen, wie unser Konzept aussieht, was es zu beachten gibt und welche Erfahrungen wir damit gemacht haben.
Mögliches Vorgehen
Die Vorbereitung
Ein Aspekt, welcher oft vernachlässigt wird oder sogar vergessen geht, ist die Vorbereitung. Das Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag, es beginnt schon vorher. Hier eine mögliche Checkliste, was im Vorfeld bereits organisiert werden muss:
- Die Belegschaft ist informiert, wer wann eine neue Stelle antritt
- Der Arbeitsplatz ist eingerichtet
- Das Login funktioniert
- Die Parkplatzsituation ist geregelt
- Die Zutrittskontrolle ist organisiert (z.B. der Badge)
- Ein Begrüssungsgeschenk steht bereit
- Das Mittagessen / Die Mittagszeit ist organisiert
- Das Programm für den ersten Tag steht
Diese Liste ist selbstverständlich abhängig vom jeweiligen Unternehmen. Nichtsdestotrotz wird hier ersichtlich, dass bereits vor dem ersten Arbeitstag eine gute Vorbereitung wichtig ist.
Der erste Arbeitstag
In unserem Fall erfährt jede neue Mitarbeiterin und jeder neue Mitarbeiter eine einheitliche Einführung ins Unternehmen, unabhängig davon, in welcher Abteilung die Person startet. Der Qualitätsmanager führt durch den Vormittag, beginnend mit einem lockeren Austausch. Es folgt eine Firmenpräsentation, eine Besichtigung der Räumlichkeiten und ein Rundgang mit der Vorstellung der restlichen Belegschaft. Ausserdem wird das Onboarding-Konzept vorgestellt. Dies dient insbesondere dazu, dass gleich am ersten Arbeitstag ersichtlich wird, dass die nächsten Monate strukturiert und zielorientiert begleitet werden.
Die erste Woche
Im Detail liegt der Teufel. Es mag banal klingen, aber oftmals führen die kleinen Dinge zu Frustration und Unwohlsein am Arbeitsplatz. Umso wichtiger ist es, dass die alltäglichen Handgriffe möglichst rasch sitzen. Sei es die Bedienung der Telefonanlage, der Computersysteme oder schlichtweg der Espressomaschine.
Da insbesondere in der Anfangszeit sehr viele Fragen auftauchen können, ist es unerlässlich, dass eine klare Ansprechperson oder Ansprechpersonen definiert werden. In der Regel ist dies die direkte Vorgesetzte oder der direkte Vorgesetzte. Gemeinsam mit dem Qualitätsmanager sind bereits im Vorfeld Ziele formuliert worden, welche in den ersten Tagen erreicht werden sollten, wobei auch hier für die erste Woche eine Checkliste zum Einsatz kommt.
Die ersten drei Monate
Sowie die erste Woche gewisse Ziele verfolgt, werden für die gesamte Probezeit von drei Monaten weitere Meilensteine formuliert. Wir bevorzugen hier die Formulierung ‘Erfolgserlebnisse’, da es sich beim Onboarding nicht um eine Prüfung oder um ein ‘Bestehen-oder-Nicht-Bestehen’ handelt, sondern um ein Ankommen respektive um ein Weiterkommen. Dass sich die Aufgaben im Laufe der Zeit stetig häufen, erklärt sich von selbst. In einer neuen Position kann schnell eine sehr grosse Anzahl neuer Aufgaben hinzukommen. Um hier einen Überblick zu behalten, haben wir die Tätigkeiten und das sich anzueignende Wissen in vier Kategorien gegliedert:
- Fachbereiche im Recruiting
- Tools, Applikationen
- Interne Prozesse und Arbeitsabläufe
- Infrastruktur
Verschafft man sich erstmals einen Überblick über sämtliches Wissen, dass man sich in einer neuen Position aneignen sollte, so ist es illusorisch, über drei Monate eine Checkliste zu erstellen, bei welcher man einzelne Punkte einfach abhaken kann. Vieles beherrscht man nicht gleich beim ersten Mal (okay, die Bedienung der Espressomaschine wahrscheinlich schon). Jedoch muss vieles geübt und weiterentwickelt werden, so zum Beispiel die Kommunikation mit Kunden oder das Führen eines Bewerberinterviews. Um die Kontrolle zu behalten und eine geordnete Struktur in die ersten drei Monate bringen zu können, wird in gewissen Abständen der Austausch mit der neuen Person gesucht, also eine klassische Standortbestimmung. Was man vor allem von Quartals- oder Jahresgesprächen kennt, empfiehlt sich auch gleich zu Beginn – also in der Probezeit – zu praktizieren.
Unsere Erfahrungen
Es ist ein Trugschluss zu denken, dass einmalig ein Konzept für das Onboarding erstellt werden kann, welches dann bei allen neuen Mitarbeitenden gleichermassen greift. Schliesslich funktioniert jeder Mensch anders, hat eine unterschiedlich schnelle Auffassungsgabe, unterschiedliches Vorwissen und unterschiedliche Ambitionen. Konkrete Aussagen waren zum Beispiel: «Ich wünschte mir, gewisse Themengebiete wären in kürzeren Abständen bearbeitet worden.» Genauso wurde aber auch geäussert: «Beim Thema XY komme ich einfach nicht weiter, da hätte ich mir etwas mehr Unterstützung gewünscht.» Beide Aussagen beziehen sich auf das Tempo der Einarbeitung und zeigen sehr deutlich, wie schwierig es ist, eine gelungene Balance zu finden. Umso wichtiger ist der regelmässige Austausch, was durch Aussagen wie «Ich habe die Standortbestimmungen sehr geschätzt» untermauert wird. Des Weiteren war eine wichtige Rückmeldung, dass man sich stets gut betreut und begleitet fühlte. Überraschend oft wurde auch erwähnt, dass man erstaunt sei, dass überhaupt ein Konzept vorhanden ist, das kenne man so nicht von früheren Arbeitgebern. Unsere wichtigsten Erkenntnisse aus den vergangenen Onboardings sind entsprechend die individuelle Handhabung, der regelmässige Austausch und die klare Zuteilung einer Ansprechperson.
Fazit
Ein Onboarding-Konzept zu erstellen erleichtert eine kontrollierte und strukturierte Integration einer neuen Kollegin resp. eines neuen Kollegen ungemein. Zudem ist die Chance für eine langfristige Zufriedenheit am Arbeitsplatz deutlich erhöht. Die grosse Herausforderung für den Arbeitgeber ist hier die individuelle Handhabung. Um dies bewerkstelligen zu können, sind ein regelmässiger Austausch und Standortbestimmungen äusserst hilfreich. Es sollte aber nicht ausser Acht gelassen werden, dass nicht einfach jeder einzelne Schritt der neuen Mitarbeitenden überwacht, kontrolliert und begleitet werden muss. Es darf ruhig eine gewisse Selbstständigkeit gefordert und gefördert werden. Gerade beim eigenständigen Erarbeiten von neuem Wissen ist es wichtig zu sehen, welche Methodenkompetenz zum Vorschein kommt. Coachen, begleiten und beobachten.
